Respuesta corta
Si el banco te pide unas cuentas que no tienes, no improvises unos números para salir del paso. Dile cuándo las tendrás, entrégale mientras tanto la información oficial que sí tienes (declaraciones de IVA, Impuesto sobre Sociedades, certificados de estar al corriente y extractos) y fija una fecha para resolver el problema de fondo: formular, aprobar o depositar las cuentas, o poner la contabilidad al día.
Lo digo porque el analista de riesgos cruzará todo lo que le lleves con lo que ya puede ver: lo que declaras a Hacienda, la CIRBE y las cuentas depositadas en el Registro Mercantil. Un Excel hecho con prisas que no cuadra con el IVA declarado hace más daño que reconocer un retraso.
Y hay un motivo para actuar ya: si tu sociedad cierra el ejercicio el 31 de diciembre y todavía no ha depositado las cuentas de 2025, el 31 de diciembre de 2026 el Registro Mercantil le cerrará la hoja registral (lo explicamos más abajo).
Qué significa exactamente «las cuentas» (y por qué te las piden)
Cuando el banco habla de «las cuentas», normalmente se refiere a una de estas tres cosas, y conviene que preguntes cuál:
- Las cuentas anuales del último ejercicio, aprobadas por la junta y, idealmente, depositadas en el Registro Mercantil. En buena parte, de ahí sale el rating que te asigna la entidad.
- Un cierre provisional reciente: balance y cuenta de resultados a 30 de septiembre, por ejemplo. Sirve para ver cómo va el año en curso.
- Una previsión: de tesorería o de resultados, sobre todo si pides financiación nueva o una ampliación. Es la pieza central del dossier financiero para negociar con el banco.
Cada caso tiene una solución distinta. Si le preguntas «¿qué necesitas exactamente y para qué fecha?», muchas veces descubres que la petición es más asumible de lo que parecía.
Los plazos legales: dónde está el retraso
Para una sociedad de capital que cierra el ejercicio el 31 de diciembre, el calendario de las cuentas de 2025 es este, según la Ley de Sociedades de Capital:
| Paso | Plazo legal | Fecha límite (cuentas de 2025) |
|---|---|---|
| Formulación por los administradores | 3 meses desde el cierre (art. 253) | 31/03/2026 |
| Aprobación por la junta ordinaria | 6 primeros meses del ejercicio (art. 164) | 30/06/2026 |
| Depósito en el Registro Mercantil | 1 mes desde la aprobación (art. 279) | 30/07/2026 si se aprueban el 30/06 |
| Impuesto sobre Sociedades (modelo 200) | 25 días naturales tras los 6 meses posteriores al cierre | 27/07/2026 (el 25 cayó en sábado) |
Si no has depositado las cuentas, te expones a dos consecuencias:
- Cierre registral. La Ley de Sociedades de Capital (art. 282) establece que, mientras no se depositen las cuentas, no se inscribirá ningún documento de la sociedad en el Registro Mercantil. El Reglamento del Registro Mercantil (art. 378) concreta cuándo se aplica: si pasa un año desde el cierre del ejercicio sin que se hayan depositado las cuentas aprobadas, el Registro no inscribirá ningún documento presentado a partir de ese momento hasta que se depositen. Para las cuentas de 2025, esa fecha es el 31 de diciembre de 2026. En la práctica, no podrías inscribir una ampliación de capital, un nombramiento de administrador ni un apoderamiento nuevo. Hay excepciones, como el cese de administradores o la disolución.
- Multa. El artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital prevé sanciones del ICAC de entre 1.200 y 60.000 € por no depositar en plazo, que pueden llegar a 300.000 € por año de retraso si la facturación supera los 6 millones.
La buena noticia: las cuentas se pueden depositar fuera de plazo (el propio artículo 378 levanta el cierre cuando se practica el depósito), y la junta ordinaria es válida aunque se convoque o se celebre fuera de plazo (art. 164.2). Llegas tarde, pero todavía llegas.
Qué puedes presentar hoy, según tu caso
| Tu caso | Qué puedes llevar ya al banco | Qué tienes que arreglar (y cuándo) |
|---|---|---|
| Cuentas aprobadas pero no depositadas | Las cuentas aprobadas y el certificado del acuerdo de la junta | Depositarlas esta semana, telemáticamente |
| Cuentas ni formuladas ni aprobadas | Modelo 200 de 2025, si está presentado; declaraciones de IVA (modelo 303) de 2026; certificados de estar al corriente | Formular, convocar la junta y depositar antes del 31/12 |
| Contabilidad atrasada, sin cierre provisional | Modelos 303 trimestrales, extractos bancarios, informe CIRBE, listado de saldos de clientes y proveedores | Fecha comprometida con la gestoría para tener un cierre a 30/09 |
| Autónomo (no formulas cuentas anuales) | Declaración de la renta (modelo 100), pagos fraccionados (modelo 130, si los presentas), modelos 303 y resumen anual de IVA (modelo 390, si estás obligado) | Libros registro al día |
| El banco te pide una previsión que no tienes | Presupuesto del año si lo tienes, cartera de pedidos firmada | Previsión de tesorería a 13 semanas |
Tres detalles que ayudan:
- Certificados de estar al corriente con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. Se piden por internet y, si estás al corriente, normalmente los obtienes al instante. Responden a la primera pregunta que se hace un analista cuando ve que faltan papeles.
- Tu propio informe CIRBE. Pídelo antes de que el banco te lo saque en la reunión: lo que consta ahí es lo que la entidad ve de ti.
- El documento «Información Financiera-PYME». La Ley 5/2015 (art. 2.2) te permite solicitarlo a tu entidad en cualquier momento: debe entregártelo en quince días hábiles y puede cobrarte, como máximo, lo que cueste elaborarlo. Incluye tu historial de pagos y la calificación de riesgo que te han asignado (Circular 6/2016 del Banco de España); lo explicamos en el artículo sobre errores en la negociación bancaria.
Supuesto hipotético: una empresa de instalaciones del Maresme
Pongamos por caso una empresa de instalaciones con 2,5 millones de facturación. En octubre pide ampliar la póliza para financiar una obra grande y el banco le pide las cuentas de 2025 y un balance a 30 de septiembre. El gerente descubre que las cuentas de 2025 están formuladas pero la junta nunca se celebró: «ya lo haremos», le había dicho la gestoría en junio.
El primer impulso es mandar al banco un Excel con los números «aproximados». Es el error. Lo que funciona es:
- Llamar al gestor del banco, explicar el retraso y dar una fecha concreta para las cuentas aprobadas y depositadas (por ejemplo, el 20 de noviembre).
- Enviarle esa misma semana el modelo 200 de 2025, los tres modelos 303 de 2026, los certificados de estar al corriente y la cartera de la obra firmada.
- Celebrar una junta universal, depositar las cuentas y enviarle el justificante de presentación en el Registro.
- Hacer con la gestoría el cierre a 30 de septiembre y acompañarlo de una previsión de tesorería que muestre el pico de necesidad de la obra.
La operación se retrasa unas semanas, pero el banco ve una empresa que sabe dónde está y qué le falta. Si el Excel improvisado no hubiera cuadrado con el IVA declarado, la solicitud se habría complicado mucho más.
Cómo evitar que vuelva a pasar
El problema de fondo casi nunca es el banco: es que nadie en la empresa es responsable del calendario financiero. Tres hábitos lo resuelven:
- Un calendario anual de cierre con cuatro fechas fijas: formulación (marzo), junta (junio), depósito (julio) e Impuesto sobre Sociedades (julio). Si además estás obligado a auditar, el auditor dispone como mínimo de un mes para emitir su informe desde que recibe las cuentas formuladas (art. 270), y hay que preverlo antes de convocar la junta: lo explicamos en cómo preparar tu pyme para una auditoría externa. Y si quieres llegar al año que viene con los números más limpios, empieza por el presupuesto de 2027.
- Un cierre trimestral, aunque sea provisional, que puedas enviar en 48 horas a quien te lo pida, con los KPIs financieros que mira el banco.
- Un dossier bancario vivo: si tienes renovaciones en enero, el artículo sobre el dossier de renovación de líneas de crédito explica qué debe contener cuando ya tienes los números listos.
Conclusiones: los 3 puntos clave
- No improvises números. El banco cruza lo que le das con Hacienda, la CIRBE y el Registro Mercantil. Un retraso explicado penaliza menos que una cifra que no cuadra.
- Lleva lo que ya es oficial (modelos 200 y 303, certificados, CIRBE) y comprométete con una fecha para el resto.
- El 31 de diciembre es una fecha real: si no has depositado las cuentas de 2025, a partir de ese día el Registro Mercantil cierra la hoja de la sociedad.
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Fuentes
- BOE. Real Decreto Legislativo 1/2010, texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, arts. 164, 253, 270, 279, 282 y 283 — boe.es
- BOE. Real Decreto 1784/1996, Reglamento del Registro Mercantil, art. 378 — boe.es
- Agencia Tributaria. Impuesto sobre Sociedades: plazos de presentación — sede.agenciatributaria.gob.es
- Agencia Tributaria. Plazo de presentación del modelo 303 — sede.agenciatributaria.gob.es
- Agencia Tributaria. Modelo 390: obligados a presentar la declaración — sede.agenciatributaria.gob.es
- Agencia Tributaria. Certificado de estar al corriente de obligaciones tributarias — sede.agenciatributaria.gob.es
- Seguridad Social. Certificado de estar al corriente en las obligaciones de la Seguridad Social (Import@ss) — portal.seg-social.gob.es
- BOE. Ley 5/2015, de 27 de abril, de fomento de la financiación empresarial, art. 2 — boe.es
- BOE. Circular 6/2016, de 30 de junio, del Banco de España (BOE-A-2016-6606) — boe.es
- Banco de España. Solicitud del informe de riesgos de la CIRBE — sedeelectronica.bde.es